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10 Dicas de Sharepoint
Data:3/23/2009

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O UGSSUser Group Support Services - fornece um Sharepoint para portais de comunidades de usuários. Durante a criação do portal CariocaTI observei várias dicas úteis para os grupos de usuários na hora de construirem seus portais.

(Update : Em meu caso foi solicitado e fornecido através do Culminis, organização de apoio a grupos de usuários de TI)

1) Todas as listas, por padrão, tem permissão para que todos seus itens sejam manipulados por todos os usuários. Isso pode ser alterado durante a criação da lista.

SNAG-0419

2) A opção para criar listas moderadas (onde você tenha que aprovar seu conteúdo) está escondida na configuração de controle de versão das listas

SNAG-0420

share

3) Você não precisa deixar link para todas as listas no menu de inicio rápido, você não precisa nem mesmo deixar link para todas as listas. Muitas listas podem servir apenas como lookup (estados, tecnologias, etc.), o ideal é que não exista um atalho até elas.

4) Use amplamente o lookup. O sharepoint é, sem dúvida, um banco de dados não estruturado. Os dados dele são facilmente exportáveis para access e excel, inclusive com vínculo para que as atualizações feitas no access atualizem o sharepoint.

5) Certamente você vai criar várias páginas web e inseri-las especialmente no menu superior. Antes de começar, crie uma document library especialmente para guardar estas páginas web, sem link algum para ela. Imagine a document library como uma pasta para guardar conteúdo.

6) Todas as webparts que permitem inserção de imagem, pedem a você uma URL. Para grupos de usuários isso é desagradável, afinal utilizamos o sharepoint exatamente para economizar no gasto com outro local para armazenar conteúdo. Por outro lado, se conseguirmos outro lugar para armazenar imagens, ainda assim podemos ter problemas com uma constante mensagem “Este site tem conteúdo inseguro, tem certeza ?” ou pelo menos perda de performance.

Existem duas alternativas para esse problema :

A) Criar uma document library sem link para ela e que irá conter imagens e outras bugingangas para as quais vamos precisar de URL.

B) Utilizar o sharepoint designer, pois com ele conseguimos fazer upload de conteúdo para o portal sharepoint com extrema facilidade.

UPDATE : C) Com office 2003 ou superior, é possível usar save as e salvar algumas bugingangas direto no portal sharepoint

7) O yahoogrupos fornece um bloco de HTML que permite a um novo membro do grupo digitar seu e-mail e fazer o cadastro, isso é bom. É muito interessante, porém a única forma de inserir isso no sharepoint é utilizando uma webpart de visualizador de página (basicamente, um iframe), que irá pedir a você a url de um html para ser exibido. Esse html entra como as “bugingangas” do item 6A.

8) O sharepoint pode consumir RSS com extrema facilidade, mas não pelo site. Isso só tem como ser feito pelo sharepoint designer, utilizando uma data view webpart.

9) Todas as listas do sharepoint geram uma saida em RSS, então tudo que você cadastrar no sharepoint poderá ser consumido por outros sites através de RSS. Isso é ótimo para um portal de comunidade, poder fornecer seu conteúdo para outros sites, recebendo links de inúmeros sites. Também muda um pouco a visão do sharepoint : Quando pensar em onde guardar um cadastro de downloads, dicas, artigos, etc, pense com carinho no sharepoint, afinal é fácil de construir e ele já fornece a você o RSS integrado para consumo do cadastro a partir de qualquer lugar.

SNAG-0422

SNAG-0423

10) Além de consumo de RSS, o sharepoint designer também permite o consumo direto de uma base de dados. Não fica só nisso : É possível (não fácil, mas possível), mesclar duas origens de dados, unindo origens de dados diversas em uma única lista do sharepoint.



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